Khắc dấu tròn và con dấu vuông, con dấu nào sẽ có giá trị pháp lý trong các văn bẳn pháp luật, con dấu tròn sẽ chỉ được sử dụng khi nào? Và con dấu vuông sẽ chỉ được dùng trong trường hợp nào?…Đây cũng chính là những câu hỏi gặp phải nhiều thắc mắc của các bạn nhất trong thời gian gần đây.

Bài viết này công ty tư vấn luật Bravolaw sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về giá trị pháp lý của các loại con dấu này trong các văn bản pháp luật, cũng như trong từng trường hợp cụ thể nào sẽ sử dụng con dấu tròn, trường hợp cụ thể nào có thể sử dụng con dấu vuông.

Con dấu doanh nghiệp là gì? Vai trò của con dấu đối với doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là một dấu hiệu vô cùng đặc biệt, không giống nhau, nhằm phân biệt được giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Có thể nói rằng, con dấu sẽ là một trong số những tài sản quý giá nhất đối với một doanh nghiệp, bởi theo truyền thống văn hóa giao dịch các văn bản, và các hợp đồng của doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý chỉ khi nó được đóng dấu. Tuy nhiên, giá trị của những con dấu hiện nay không còn rõ nét như trước, bởi từ ngày 01/7/2015, khi Luật doanh nghiệp 2014 bắt đầu có hiệu lực, thì doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu (nghĩa là doanh nghiệp có quyền có được nhiều hơn 01 con dấu)

Con dấu tròn và con dấu vuông, con dấu nào được đăng ký với các cơ quan nhà nước thì con dấu đó sẽ có giá trị pháp lý

Trước ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật doanh nghiệp 2005, nghĩa là hình thức và nội dung con dấu phải theo quy định của Chính phủ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA)

Tại các văn bản hướng dẫn về mẫu con dấu này, thì con dấu doanh nghiệp phải là con dấu tròn. Mẫu con dấu tròn này phải tuân thủ theo quy định tại các văn bản này mới có giá trị pháp lý.

Từ sau ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014, nghĩa là hình thức và nội dung, số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải đảm bảo các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Trứơc khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, trong Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014 cũng có quy định:

Điều 12. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp

1. Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

a) Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.

b) Số lượng con dấu.

c) Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Như vậy, đồng nghĩa rằng, từ ngày 01/7/2015, mỗi con dấu của doanh nghiệp dù là dấu tròn hoặc dấu vuông đều có những giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp có làm một số các thủ tục thông báo mẫu con dấu với các cơ quan đăng ký kinh doanh để có thể được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Một số lưu ý đối với việc quản lý sử dụng con dấu cho các doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015

– Trường hợp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp thì không phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký. Trường hợp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Trong cả 2 trường hợp này, chỉ có con dấu tròn mới có giá trị pháp lý.

– Trường hợp làm mới con dấu theo quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014 thì phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Trong trường hợp này, con dấu mới được làm là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý.

– Trường hợp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định mới, đồng thời phải thông báo việc mất này cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu.

Trong trường hợp này, con dấu mới được làm là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý.

Thói quen của các doanh nghiệp dẫn đến hiểu lầm

Do ảnh hưởng của các quy định cũ đã quá lâu nên việc thích nghi với các quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014 cần phải có thời gian nhất định. Vì vậy, đến thời điểm hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tư tưởng rằng chỉ có dấu tròn mới có giá trị pháp lý, còn dấu vuông thì không.

Nếu bạn đang có bất cứ thắc mắc nào cần tư vấn hay liên hệ để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

THỨ NHẤT: HÌNH THỨC, NỘI DUNG CỦA CON DẤU DOANH NGHIỆP

So với Luật doanh nghiệp năm 2005: “Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ” thì Luật doanh nghiệp mới đã thay đổi hoàn toàn quy định này khi trao hoàn toàn quyền quyết định về hình thức, nội dung con dấu cho doanh nghiệp; miễn là trên con dấu của mình doanh nghiệp đáp ứng được hai nội dung là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Điều này cũng đồng nghĩa với việc con dấu của doanh nghiệp có thể có các hình dạng khác nhau: vuông, tròn, tam giác, tứ giác,…; kích thước: to, nhỏ và trên con dấu có các thông tin khác ngoài tên, mã số doanh nghiệp hay không đều do doanh nghiệp tự quyết định và đều được coi là hợp pháp. Tuy pháp luật trao quyền tự chủ trong việc quyết định hình thức, nội dung con dấu cho doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý không sử dụng những hình ảnh, thông tin vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, thuần phong mỹ tục của dân tộc hay quy định của các cơ quan nhà nước.

THỨ HAI: SỐ LƯỢNG CON DẤU

Nếu ở Luật doanh nghiệp năm 2005: “Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai” thì với Luật doanh nghiệp mới, doanh nghiệp bên cạnh việc quyết định nội dung, hình thức của con dấu còn được quyền quyết định số lượng con dấu của doanh nghiệp mình. Trong trường hợp có nhiều con dấu, doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu của doanh nghiệp mình như khi doanh nghiệp chỉ có một con dấu. Sự thay đổi này phù hợp với quy định mới về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi Luật doanh nghiệp năm 2014 cho phép “công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”.

THỨ BA: THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CON DẤU

Nếu như trước ngày 1/7/2015 doanh nghiệp phải đăng ký mẫu dấu của mình với cơ quan Công an thì từ khi Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng.

Trên đây là những thay đổi trong quy định của Luật doanh nghiệp năm 2014 so với Luật doanh nghiệp năm 2005 về con dấu của doanh nghiệp. Những điểm mới trên có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh nói chung; việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu của pháp nhân nói riêng mà Luật doanh nghiệp năm 2014 thể hiện.

Trên đây là tư vấn của công ty NAM PHUONG GROUP về Quy định về con dấu trong luật doanh nghiệp 2014. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn bạn vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của công ty để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý.

 Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 khẳng định “khắc dấu tròn được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Như vậy, “con  dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”.

 Bài viết này xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu (các loại con dấu thể hiện vị trí pháp lý của các cơ quan, tổ chức, bao gồm: dấu cơ quan, tổ chức (dấu ướt, dấu đỏ), dấu thu nhỏ, dấu nổi; không bao gồm các loại dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu tiêu đề,…) trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.

 1. Sử dụng con dấu cơ quan (dấu ướt, dấu đỏ)

 a) Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức

  Theo Điểm 2.2 Khoản 2, Mục III của Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 giữa Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NNĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và “không được đóng dấu khống chỉ”.  

 Có thể hiểu rằng, bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý của văn bản, mà phải “được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” thì con dấu sử dụng mới hợp lệ. Nếu một văn bản được đóng dấu khi không có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ là một văn bản “sai luật” - văn bản được đóng dấu khống chỉ, không có giá trị pháp lý. Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một pháp nhân chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, được người có thẩm quyền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan có liên quan theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004.

  b) Đóng dấu giáp lai

 Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. 

Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 quy định: “việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Hiện nay, một số bộ, ngành đã có quy định về đóng dấu giáp lai trong các văn bản chuyên ngành, ví dụ: 

- Bộ Ngoại giao quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ, tài liệu làm thủ tục cấp hộ chiếu (tham khảo Công văn số 818CV/BNG-LS của Bộ Ngoại giao ngày 16 tháng 03 năm 2006 về thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, công vụ). 

- Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, hồ sơ khi đăng ký thi đại học, đối với học bạ học sinh, sinh viên…

-  Điều 42 Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định: "Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ". 

- Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số: 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN  giữa Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước ngày 18 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định: "Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang”.   

c) Đóng dấu dấu treo 

Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên hồn sơ in hóa đơn văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính. 

Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: “việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”. 

Trên thực tế, ngoài việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văm bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thông báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. 

2. Sử dụng con dấu nổi, con dấu thu nhỏ 

Khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi Khoản 1, khoản 2 Điều 6  Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: “Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất”. 

Như vậy, ngoài con dấu ướt chính thức, cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để đóng vào các văn bản đặc biệt, văn bản chuyên ngành.  

a) Sử dụng con dấu nổi 

Dấu nổi là con dấu in nổi được tạo ra bằng cách ép một khuôn dấu lên vật mang tin bằng sáp, xi, giấy ảnh hay kim loại gắn liền với văn bản đi kèm. Dấu nổi khi được đóng trên các vật liệu mang tin khác nhau, các thông tin trên dấu sẽ nổi trên bề mặt vật mang tin.  

Theo quy định của Khoản 4 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, việc đóng dấu nổi được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, ví dụ: Bộ Công an quy định việc đóng dấu nổi trên ảnh của chứng minh thư, biển xe gắn máy, xe ô tô; Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định việc đóng dấu nổi trên các văn bằng, chứng chỉ, thẻ học viên, thẻ sinh viên; Bộ Ngoại giao quy định việc đóng dấu nổi trên thị thực, visa.  

b) Sử dụng con dấu thu nhỏ 

Con dấu thu nhỏ là con dấu có nội dung nhu con dấu của cơ quan, tổ chức nhưng được thu nhỏ lại để đóng lên các văn bản có kích cỡ nhỏ. Con dấu ướt chính thức của cơ quan, tổ chức thường có đường kính từ 30 mm đến 42 mm tuỳ theo từng loại con dấu của các cơ quan khác nhau nhưng dấu thu nhỏ thì chỉ có đường kính… để đóng trên các giấy tờ, văn bản có kích cỡ nhỏ như: chứng minh thư nhân dân, đăng ký ô tố, xe máy, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế cho phù hợp.  

Dấu thu nhỏ cũng sử dụng mực dấu màu đỏ và để có giá trị pháp lý trên văn bản như dấu chính thức của cơ quan, tổ chức thì cũng phải đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.  

3. Thay cho lời kết 

Thực tế, các quy định về sử dụng con dấu được thể hiện ở nhiều văn bản khác nhau ngoài các quy định chung của Bộ Công an và Bộ Nội vụ như đã trình bày ở trên có thể khiến nhiều cơ quan không có một cái nhìn tổng quát trong quá trình sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.  

Ngay trong quy định của Nghị định 110 về đóng dấu treo trên các phụ lục kèm theo văn bản là “do người ký văn bản quyết định” thì sẽ có trường hợp có người, có cơ quan đóng dấu treo trên văn bản có phụ lục, có người, có cơ quan không đóng dấu treo; hoặc việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành thì được một số ngành quy định cụ thể nhưng còn việc đóng dấu giáp lai trên văn bản hành chính có nhiều tờ, nhiều trang (biên bản, hợp đồng, báo cáo) thì không quy định. Quy định chưa rõ sẽ dẫn đến trường hợp thực hiện không thống nhất, có cơ quan thực hiện, có cơ quan không thực hiện. 

Nên chăng, cơ quan quản lý cần quy định cụ thể để các cơ quan, tổ chức thống nhất áp dụng? 

Mặc dù con dấu được sử dụng một cách rất thường xuyên liên lục, đặc biệt là đối với các đơn vị cơ quan lớn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được cách quản lý và sử dụng con dấu hay phương pháp đóng dấu văn bản sao cho đúng và chuẩn mực nhất. Đó chính là lý do VPEC xin chia sẻ nội dung bài viết tư vấn và hướng dẫn quan trọng này với tiêu chí giúp người đọc hiểu được một số thông tư – nghị định về con dấu và cách đóng dấu trên các loại văn bản, in hóa đơn đỏ VAT, hợp đồng như: dấu treo, dấu giáp lai, dấu chữ ký, dấu sao y bản chính, dấu bản vẽ hoàn công,...

Khắc dấu tròn và con dấu vuông, con dấu nào có giá trị pháp lý, con dấu tròn được sử dụng khi nào? Và con dấu vuông được dùng trong trường hợp nào?...Đó là một vài câu hỏi thắc mắc của nhiều bạn thành viên trong thời gian gần đây.

Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về giá trị pháp lý của các loại con dấu này, cũng như trường hợp nào sử dụng con dấu tròn, trường hợp nào sử dụng con dấu vuông.

Con dấu doanh nghiệp là gì? Vai trò của con dấu đối với doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Có thể nói, con dấu là một trong những tài sản quý giá của doanh nghiệp, bởi theo tập quán giao dịch các văn bản, hợp đồng in hóa đơn của doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi nó được đóng dấu. Tuy nhiên, giá trị của con dấu hiện nay không còn rõ nét như trước, bởi từ ngày 01/7/2015, khi Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, thì doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu (nghĩa là doanh nghiệp có quyền có nhiều hơn 01 con dấu)

Con dấu tròn và con dấu vuông, con dấu nào được đăng ký với cơ quan nhà nước thì con dấu đó có giá trị pháp lý

Trước ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật doanh nghiệp 2005, nghĩa là hình thức và nội dung con dấu phải theo quy định của Chính phủ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA)

Tại các văn bản hướng dẫn về mẫu con dấu này, thì con dấu doanh nghiệp phải là con dấu tròn. Mẫu con dấu tròn này phải tuân thủ theo quy định tại các văn bản này mới có giá trị pháp lý.

Từ sau ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014, nghĩa là hình thức và nội dung, số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải đảm bảo các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Trứơc khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, trong Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014 cũng có quy định:

Như vậy, đồng nghĩa rằng, từ ngày 01/7/2015, con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp có làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Một số lưu ý đối với việc quản lý sử dụng con dấu cho các doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015

- Trường hợp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp thì không phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký. Trường hợp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Trong cả 2 trường hợp này, chỉ có con dấu tròn mới có giá trị pháp lý.

- Trường hợp làm mới con dấu theo quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014 thì phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Trong trường hợp này, con dấu mới được làm là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý.

- Trường hợp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định mới, đồng thời phải thông báo việc mất này cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu.

Trong trường hợp này, con dấu mới được làm là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý.

Thói quen của các doanh nghiệp dẫn đến hiểu lầm

Do ảnh hưởng của các quy định cũ đã quá lâu nên việc thích nghi với các quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014 cần phải có thời gian nhất định. Vì vậy, đến thời điểm hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tư tưởng rằng chỉ có dấu tròn mới có giá trị pháp lý, còn dấu vuông thì không.

            Theo quy định tại Điều 1, Điều 2 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP: Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu được sử dụng trong các doanh nghiệp, cơ quan thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các doanh nghiệp, cơ quan đó. Con dấu được quản lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật..

            Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới. Theo quy định tại khoản 1 Điều 49 Nghị định 43/2010/NĐ-CP ngày 15.4.2010: Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm người, hoặc một hộ gia đình làm chủ đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật, nhưng hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, không có con dấu.

            Hộ kinh doanh không được khắc dấu, không được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và không được sử dụng con dấu chức danh. Nếu hộ kinh doanh cố tình khắc dấu các loại con dấu mà không có giấy phép hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật, sử dụng con dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu hoặc chưa có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu (quy định tại khoản 2, Điều 15 Nghị định 73/2010/NĐ-CP ngày 12.7.2010 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh và trật tự an toàn xã hội).

            Dấu chức danh là con dấu thể hiện rõ chức vụ và họ tên của một người. Hiện nay, dịch vụ khắc dấu vô cùng nhanh chóng và đa dạng với đủ các mẫu mã và kiểu cách để khách hàng có thể lựa chọn. 

            Công ty khắc dấu Nam Phương là công ty chuyên cung cấp dịch vụ khắc dấu, khắc dấu liền mực, khắc dấu chức danh, và các loại mực dấu chính hãng. Để hiểu hơn về điều kiện khắc dấu con dấu chức danh hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn với dịch vụ tốt nhất.

Khắc Dấu Tròn Nam Phương là một trong số các DN được phép khắc dấu tròn (con dấu của DN) tại TP.HCM từ năm 2011. Trước ngày 1/7, mọi hoạt động diễn ra bình thường. Tuy nhiên, 3 ngày nay, Công ty tạm dừng chưa nhận khắc dấu tròn.

Phân trần với phóng viên Báo Đầu tư về quyết định này, người phụ trách số điện thoại hotline 0938090346 của Công ty cho biết, vì chưa có hướng dẫn cụ thể của cơ quan công an nên Công ty chưa dám nhận yêu cầu khắc dấu tròn.

“Trước đây, chúng tôi khắc dấu theo mẫu và quyết định của cơ quan công an. Hiện tại, chúng tôi đã nghe thông tin về quy định mới về khắc dấu, nhưng vì chưa có hướng dẫn cụ thể nên chưa dám nhận làm”.

Từ đầu tháng 7 đến nay, người phụ trách số điện thoại hotline cho biết nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến việc khắc dấu nhưng công ty đều đề nghị chờ.

Trên trang web của Công ty này, các văn bản hướng dẫn liên quan đến con dấu và thủ tục khắc dấu được liệt kê khá đầy đủ, từ Bộ Luật Hình sự đến các điều kiện kinh doanh của ngành nghề khắc dấu…, nhưng vẫn chưa có bất cứ thông tin nào liên quan đến các quy định của Luật DN về con dấu.

“Thứ Hai (ngày 6/7), chúng tôi sẽ tiếp tục hỏi thông tin từ các cơ quan để quyết định công việc tới”, vị đại diện của Công ty Nam Phương nhiệt tình chia sẻ.

Cũng tương tự như các đồng nghiệp ở TP.HCM, nhiều DN được phép khắc dấu tròn ở Hà Nội đều ngần ngừ với đề nghị khắc theo mẫu do DN tự đưa đến. Thậm chí, có DN cho biết, dấu tròn thuộc quyền quản lý của cơ quan công an nên dù Sở Kế hoạch và Đầu tư có hướng dẫn là được phép khắc dấu họ cũng phải hỏi cơ quan công an trước khi thực hiện.

Công ty Đầu tư  - Thương mại và Xây dựng Ngôi Sao (Hà Nội) là số ít DN nhận đơn hàng sau khi xin ý kiến của người phụ trách mảng việc này của Công ty. Tuy nhiên, người đại diện của Công ty cũng cẩn trọng đề nghị rằng, DN có yêu cầu khắc dấu cứ để lại số điện thoại để nếu tuần tới có hướng dẫn gì mới, Công ty sẽ liên lạc trực tiếp.

“Trong ba ngày vừa rồi, một số DN vẫn quyết định làm dấu vì họ cần phải làm thủ tục khai thuế, vẫn cần có dấu theo quy định của cơ quan thuế. Các mẫu dấu đều theo kích cỡ và thiết kế như cũ, chưa có DN nào có thiết kế riêng”, đại diện Công ty Ngôi Sao cho biết.

Đặc biệt, đại diện Công ty Ngôi Sao cũng cho biết là mẫu dẫu của DN sau khi họ khắc xong vẫn sẽ chuyển sang cơ quan công an để lưu chiểu và DN sẽ nhận dấu ở đó, chứ không phải ở Công ty.

Cơ quan quản lý lúng túng

Cũng đến ngày 3/7, trên Cổng Thông tin đăng ký DN quốc gia (Cổng Thông tin), 13 mẫu dấu đã được cơ quan đăng ký kinh doanh đăng tải công khai theo quy định của Luật DN. Các DN này đến từ Quảng Nam, Đà Nẵng, Thừa Thiên Huế, Khánh Hoà, Hậu Giang và Đồng Tháp.

So với 600 DN thành lập mới trong 2 ngày đầu thực hiện Luật DN, theo tổng hợp của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), rõ ràng đang có sự lúng túng không nhỏ liên quan đến con dấu DN.

Trao đổi về vấn đề này, ông Lê Xuân Hiền, Trưởng phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Dương cho biết, mặc dù Luật DN đã quy định DN có toàn quyền với con dấu của mình, và thay vì phải đăng ký với cơ quan công an như luật cũ, DN chỉ cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin, nhưng Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu vẫn chưa hết hiệu lực, nên nếu chưa có hướng dẫn cụ thể, các cơ quan quản lý liên quan sẽ lúng túng trong thực hiện.

Ngay cả phía cơ quan công an cũng chưa thực sự rõ phần việc của mình. Trong các lần góp ý cho Dự thảo Nghị định về đăng ký doanh nghiệp, đại diện Bộ Công an luôn giữ quan điểm cơ quan đăng ký kinh doanh nên có trao đổi với cơ quan công an trước khi công bố mẫu dấu của doanh nghiệp vì “có thể có những mẫu dấu có những hình ảnh phản cảm hoặc trên tên công ty trên mẫu dấu không trùng với tên công ty…”. Cuối tuần trước, đại diện Bộ Công an vẫn giữ quan điểm này khi trao đổi về Dự thảo trên.

Phải thừa nhận có lý do của việc chậm trễ ban hành văn bản hướng dẫn. Vì trong Dự thảo Nghị định hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật DN, các điều khoản quy định về nội dung bắt buộc cũng như các điều cấm trên mẫu dấu của DN đã có. Điều khoản chuyển tiếp dành cho DN đang sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp cũng được tính đến.

“Nhưng khi chưa có hướng dẫn, việc thực hiện Luật DN rất cần sự phối hợp tốt. DN sẽ rất khó khăn nếu các cơ quan liên quan không có động thái tích cực”, ông Hiền khẳng định.

Cũng phải nói thêm, theo các giấy thông báo trên Cổng Thông tin, các con dấu của 13 DN trên sẽ chỉ có hiệu lực sau  3 - 4 ngày. Ông Hiền đặt câu hỏi tại sao phải để khoảng thời gian trễ này và đề nghị được sử dụng con dấu ngay khi công bố.

Đủ kiểu khắc dấu

Được biết đến là con phố có nghề khắc lâu đời ở phố cổ Hà Nội, thời gian gần đây phố Tô Tịch (Q. Hoàn Kiếm) trở nên nhộn nhịp hơn khi có nhiều khách đến đặt hàng khắc dấu. Chị Lê Tuyết, chủ cửa hàng khắc dấu cho biết, trước đây, chỉ có doanh nghiệp, ban ngành, đoàn thể đặt con dấu. Bây giờ khách hàng thích đặt dấu tên cá nhân, bao gồm thông tin tên, chức danh, điện thoại. “ Từ khi có dịch vụ in ấn, chữ ký điện tử ra đời, khiến cho nghề khắc dấu mai một. Không ai nghĩ, đến một ngày con dấu lại lên đời, có giá trở lại.” Chị Lê Tuyết kể.

Việc sử dụng con dấu thuận tiện, nên không chỉ doanh nhân mà hầu hết công nhân viên chức, bác sĩ, kỹ sư …đều khắc dấu tên. Thậm chí, giới trẻ cũng thích “cộp dấu” mỗi khi gửi tặng bạn bè bưu thiếp, quà tặng lưu niệm. Anh Trung Hiếu, nhân viên kinh doanh bất động sản cho hay: “Công việc của tôi hàng ngày phải tư vấn, bán hàng cho rất nhiều khách hàng. Trong khi đó, nếu sử dụng tờ rơi, danh thiếp để quảng cáo thì khách hàng sẽ rất khó lưu giữ. Chi bằng kết hợp sử dụng con dấu in tên và số điện thoại đóng luôn lên tờ rơi giới thiệu dự án. Khi cần khách có thể tìm số liên lạc ngay. ”

Không chỉ có khách hàng trong nước chuộng con dấu, dịch vụ khắc dấu còn thu hút khá đông khách du lịch nước ngoài. Anh Lực, thợ khắc dấu trên phố Hàng Bông cho biết, cửa hàng có hàng trăm mẫu con dấu khác nhau, từ tranh Đông Hồ, 12 con giáp, biểu tượng của Việt Nam như: hoa sen, tre Việt Nam, áo dài, Hồ Gươm….Những hình ảnh ngộ nghĩnh là món quà tặng mang nét độc đáo riêng khi du khách đến với Hà Nội.  

Đắt hàng nhờ bỏ chấm điểm học sinh

Gần đây, dịch vụ khắc dấu càng trở nên đắt hàng hơn khi, Bộ GD-ĐT bỏ chấm điểm đối với học sinh tiểu học. Thay vì chấm điểm, giáo viên các trường đã có “sáng kiến” đặt làm các mẫu dấu có lời nhận xét đánh giá học sinh. Công việc kinh doanh này trở nên khá hấp dẫn.

Tại công ty khắc dấu trên phố Thái Hà (Q. Đống Đa), 2 nhân viên xoay sở chóng mặt với các đơn hàng, vừa nhận điện thoại vừa tư vấn cho khách hàng. Cô nhân viên cửa hàng cho hay, đơn đặt hàng nhiều nhất vẫn là các trường tiểu học. Đặc biệt, có trường tiểu học ở Q. Hai Bà Trưng đặt hàng nghìn con dấu cho giáo viên. Vừa lật giở cho khách hàng xem hàng chục mẫu dấu, cô bán hàng vừa liến thoắng tiếp thị: các biểu tượng logo sẽ thay cho điểm số trong vở bài tập của học sinh. Ví dụ: khuôn mặt cười có nghĩa là tốt, mặt buồn là kém, hay dán bông hoa theo màu đỏ, vàng, xanh thay thế cho mỗi mức độ tốt, khá và kém... Ngoài logo, các mẫu thông dụng được các trường tiểu học đặt hàng nhận xét: cô khen, cô chê, chưa hoàn thành, hoàn thành tốt, con cần cố gắng, có tiến bộ…“Trung bình mỗi giáo viên có từ ít nhất 5 con dấu trở lên. Nếu khách hàng làm 1 con dấu giá 120.000 đồng. Làm từ 10 con dấu 100.000 đồng. Nếu với số lượng từ 50 con dấu giá cuối cùng là 80.000 đồng. Chỉ mất vài trăm nghìn, nhưng giáo viên sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian,” nhân viên bán hàng nói.